ERP: qué considerar antes de contratar el software que se ha vuelto vital para empresas y contadores

Todos quienes tienen una empresa, o se dedican a la contabilidad, deben tarde o temprano considerar contratar un ERP, siglas en inglés de enterprise resource planning, o sistemas de planificación de recursos empresariales, en español.

Estos programas informáticos se han vuelto vitales a la hora de administrar un emprendimiento o compañía, cualquiera sea su tamaño, pues el método de planillas Excel y registros en papel ha quedado obsoleto.

Contaline es un ERP conocido en nuestro país debido a su experiencia en el rubro, pues ya tiene más de dos décadas de existencia, siendo usado actualmente por 2 mil empresas y 40 mil usuarios. Su subgerente general, Felipe Letelier, explica cuáles son las claves que debemos conocer sobre estos sistemas a la hora de decidirnos por uno.

¿Qué es un ERP?

El ejecutivo de Contaline apunta que “un ERP es un sistema que permite administrar todos los procesos de una empresa de forma integrada, que incluye la venta, compra, cobranza, gestión financiera, remuneraciones, etc.”

Todos estos documentos y trámites los tendrás en la nube y podrás acceder a ellos desde donde estés, incluso desde tu celular, lo que sin duda facilita las gestiones.

“La experiencia nos ha dicho que las empresas que no tienen un sistema integrado, y muchas veces trabajan con planillas o encargan su contabilidad a un contador externo, terminan teniendo problemas, o no teniendo la información en línea o de manera oportuna para la toma de decisiones. Los datos deben tener su respaldo”, recalca Letelier.

Ahorras tiempo y dinero

El experto también indica que, más que un gasto, un ERP es una inversión, porque a la larga permite ahorrar tiempo y dinero, dos cosas vitales en todo emprendimiento.

Y es que, de este modo, tendrás toda la documentación en línea, respaldada y protegida, y podrás acceder a ella en unos minutos. Tampoco necesitarás imprimir papeleo, almacenarlo ni realizar firmas presencialmente, por nombrar algunos ejemplos.

“Herramientas como Contaline permiten tener integración de datos, obteniéndolos de forma rápida. Con un par de clics, puedes tener la información de las compras y ventas directo desde el Servicio de Impuestos Internos (SII), y eso ahorra un montón de tiempo para poder hacer auditorías. Con los bancos, hemos generado herramientas para cargar las cartolas bancarias y hacer la contabilidad de manera expedita”, destaca Felipe Letelier.

“Puedes enviar las liquidaciones de sueldo a tus colaboradores, firmar los contratos, los derechos a saber, los anexos. Todo eso se hace a través de un sistema de doble validación de firma, para que no tengan que estar viniendo los trabajadores”, añade.

Fáciles de usar

No necesitas ser especialista para usar ERP porque su finalidad es facilitar la experiencia para todos los usuarios.

“Buscamos que la información tenga consistencia, que sea válida, legal, y se presente al usuario de una forma amigable. Todo este conjunto de datos que vamos rescatando de distintas fuentes, tratamos de presentarla en un lenguaje no tan financiero”, expresa el ejecutivo.

Y agrega que “Contaline nació de un emprendedor que fue estafado por no contar con información accesible, válida y oportuna, además de requerir un sistema amigable, que fuera una herramienta muy fácil de entender.”

Precios asequibles

Muchos emprendedores podrían pensar que los ERP son muy costosos, pero ese ya no es el caso, pues la competencia y el avance de la tecnología los ha convertido en herramientas cada vez más asequibles, asegura el subgerente de Contaline.

“Nosotros como Contaline estamos trabajando con emprendedores, e incluso con estudiantes del Duoc o de Inacap, para apoyarlos. Tenemos algunas licencias gratuitas para todas aquellas empresas que están partiendo, y tenemos planes desde 1,2 o 1,3 UF para contadores que están empezando y que quieran dar servicios contables, financieros o asesorías tributarias, apoyados por nuestra herramienta”, dice Felipe Letelier.

“No es caro. Hoy hay harta competencia, hay muchos softwares. Todos se dicen llamar ERP, pero finalmente lo que queda es el respaldo de los años en el circo. Nosotros vamos para los 23 años en el mercado nacional, tenemos una carpeta importante de tiendas. No estamos inventando la rueda, simplemente escuchamos a los clientes, y hay muchos desarrollos que formaron parte de un proceso de requerimiento que ellos mismos nos han ido proporcionando”, recalca.