Las listas de tareas pueden resultan un poco abrumadoras por la cantidad de opciones que presentan. Además, el ser humano por naturaleza se siente atraído por tareas más simples y que se pueden realizar con mayor facilidad.
También, nos sentimos atraídos por realizar actividades que signifiquen un aprendizaje y tener tiempo disponible, por lo que dichas listas de tareas carecen de tiempo para uno mismo, y se les suma que no generan un gran nivel de compromiso.
El abogado estadounidense Daniel Markovitz, autor de libros sobre productividad, critica la falta de organización que poseen dichas listas de tareas. De hecho, luego de estudiar diversas formas y técnicas para realizar las actividades diarias, llegó a la conclusión que el llamo ‘Timeboxing’ resulta la mejor solución.
Esta técnica, desarrollada por la Universidad de Harvard, e incluso puesta aprueba por el magnate Bill Gates, ha sido la más fructífera de todas. Por esta razón, Marc Zao-Sanders, director ejecutivo de Filtered, empresa que fusiona la consultoría y tecnología para mejorar las capacidades de diferentes profesionales, clasificó las cinco mejores cualidades de esta técnica.
Timeboxing
1. El timeboxing en un calendario permite el posicionamiento relativo del trabajo. Si sabe que un video promocional debe publicarse un martes y que el equipo de producción necesita 72 horas para trabajar en sus ediciones de copia, entonces sabe cuándo colocar la casilla de tiempo. De hecho, sabe dónde colocar el cuadro de tiempo: es visual, intuitivo, obvio.
De hecho, sabe dónde colocar el cuadro de tiempo: es visual, intuitivo, obvio. Trabajar duro y esforzarse al máximo a veces no es realmente lo que se requiere; la alternativa, hacer lo correcto en el momento adecuado, es un mejor resultado para todos.
2. La práctica le permite comunicarse y colaborar de manera más eficaz. Si todo su trabajo crítico está en su calendario, sus colegas pueden verlo. Por lo tanto, no solo es más probable que planifique su trabajo para adaptarse a los horarios de los demás (el párrafo anterior), sino que otros pueden verificar que su horario de trabajo funcione para ellos.
Los calendarios compartidos (con opciones de privacidad correspondientes) son la norma en el mundo corporativo ahora, con Microsoft y Google a la cabeza.
3. Brinda un registro completo de lo que ha hecho. ¿Quizás llegas al final de una semana llena de ampollas y ni siquiera estás seguro de lo que pasó? Está en tu calendario. O se avecina una revisión de desempeño: ¿cuáles fueron los altibajos de los últimos seis meses? Está en tu calendario. O está interesado en utilizar una hora para planificar la semana siguiente y necesita saber qué hay en el horizonte. Está en tu calendario.
Sólo asegúrese de tener su propia versión personal (es decir, no propiedad exclusiva del empleador) de estos datos, o algún día no estará en su calendario.
4. Te sentirás más en control. Esto es especialmente importante porque el control puede ser el mayor impulsor de la felicidad en el trabajo. Las interrupciones constantes nos hacen menos felices y menos productivos. Timeboxing es el antídoto adecuado para esto.
Usted decide qué hacer y cuándo hacerlo, bloquea todas las distracciones durante ese período de tiempo limitado y hágalo. Repetir. El control constante y los logros demostrables son enormemente satisfactorios, incluso adictivos. No se trata solo de productividad (en gran parte externa), se trata de la intención (interna, visceral) y cómo nos sentimos
5. Será sustancialmente más productivo. La ley de Parkinson establece con ligereza que el trabajo se expande para llenar el tiempo disponible para su finalización. Aunque en realidad no es una ley (es más una observación irónica), la mayoría de nosotros admitiría que hay algo de verdad en ella (especialmente en lo que respecta a las reuniones).
Un corolario de esta observación en la práctica es que a menudo pasamos más tiempo del que deberíamos en una tarea, influenciados por el tiempo que está disponible (circunstancial) en lugar de cuánto tiempo realmente debería tomar el trabajo (objetivo). El timeboxing disciplinado nos libera de la ley de Parkinson al imponer un tiempo sensato y finito para una tarea y ceñirse a eso.
Según el sitio Harvard Business Review, donde fue publicado este artículo, aunque es difícil cuantificar con precisión los beneficios de cualquier medida de productividad o gestión del tiempo, esto será un gran aporte para su organización.
