Cada año, las nuevas tecnologías desempeñan un papel más importante en las agendas de innovación de las empresas, las operaciones, las interacciones con los clientes y mucho más.

De acuerdo con el estudio “Technology Vision 2023”, el 96% de los ejecutivos a nivel mundial coincide en que la convergencia de los mundos digital y físico en la próxima década transformará su sector. Y la gestión documental, al ser una parte fundamental de cualquier organización, no es ajena a estos cambios.

Si bien tradicionalmente ha sido un proceso complejo y costoso, los avances en herramientas digitales como la Inteligencia Artificial (IA) y el Big Data, vienen a generar nuevas posibilidades para optimizar la gestión de documentos y mejorar la eficiencia al interior de las empresas.

Extraer, analizar y clasificar automáticamente información relevante de grandes volúmenes de datos no estructurados, como documentos, contratos, informes y correos electrónicos, es posible mediante el Procesamiento del Lenguaje Natural (PLN) y el Aprendizaje Automático (AM).

Así, el Análisis Inteligente de Documentos (IDA) aparece como una alternativa para reducir costos en las empresas y enfrentar de mejor manera los tiempos de volatilidad económica, mejorando, por ejemplo, la gestión del cumplimiento y de riesgos al identificar patrones y tendencias, lo que a su vez permite tomar decisiones más informadas. Además, aumenta la eficiencia operativa al acelerar los procesos de búsqueda y análisis de información crítica.

Previo a la pandemia, un informe de la consultora Microsystem daba cuenta de que, al año, el Estado chileno gastaba más de US$ 1.000 millones por concepto de horas hombre destinadas a la burocracia en papel, lo que correspondía a alrededor del 2% de la recaudación tributaria. Los mismos datos estimaban que se podrían ahorrar cerca de US$ 560 millones si se introducía más tecnología para optimizar la gestión documental.

Es importante mencionar que las herramientas basadas en IA y Big Data son cada vez más accesibles y fáciles de implementar. Hoy las empresas pueden aprovechar enfoques específicos y reducir los costos de transición, maximizando así el valor a largo plazo. La visión computacional y el aprendizaje automático son fundamentales en estos esfuerzos, ya que automatizan gran parte del proceso y permiten convertir documentos escaneados en conjuntos de datos accionables por la máquina.

Finalmente, la gestión documental inteligente no solo mejora la eficiencia, sino que también impulsa la innovación y la toma de decisiones informada en el mundo empresarial actual. Las empresas ya pueden utilizar los modelos disponibles en la actualidad para experimentar y crear nuevas aplicaciones con más facilidad que nunca, y a medida que avance la tecnología, las oportunidades no harán más que aumentar.